Nhận thư đòi bổ sung giấy tờ làm nhiều gia đình hoảng. Thực ra đây không phải quyết định từ chối. Nó là việc bên xét duyệt nói rằng hồ sơ còn một chỗ hổng và cho bạn cơ hội chữa. Cách phản ứng quyết định hồ sơ đi tiếp hay dừng lại.
Ba việc làm đầu tiên
- Đọc hết văn bản, chậm và hai lần. Nó ghi rõ thiếu gì, nộp bằng cách nào, gửi về đâu và hạn cuối là ngày nào.
- Ghi ngay hạn cuối vào lịch và tính ngược thời gian gửi. Hạn tính theo ngày nhận của bên kia chứ không phải ngày bạn gửi đi.
- Giữ nguyên bản gốc văn bản đó. Nhiều trường hợp yêu cầu gửi kèm lại chính tờ giấy này khi nộp bổ sung.
Nguyên tắc khi chuẩn bị
- Nộp đúng thứ được hỏi. Gửi thêm một chồng giấy không liên quan không làm hồ sơ mạnh hơn, mà làm người xét mất thời gian và có khi mở ra câu hỏi mới.
- Mỗi mục một phần rõ ràng. Nếu văn bản liệt kê ba mục, hãy sắp bộ giấy thành đúng ba phần theo thứ tự đó.
- Có bản dịch khi cần. Giấy tờ tiếng Việt thường phải kèm bản dịch sang tiếng Anh theo quy cách được yêu cầu.
- Gửi một lần cho đủ. Gửi làm nhiều đợt dễ bị thất lạc và dễ vượt hạn.
- Giữ bản sao toàn bộ những gì bạn gửi đi, kèm chứng từ gửi và số theo dõi bưu kiện.
Những chỗ hay bị hỏi thêm
Theo những gì các gia đình thường gặp: giấy tờ chứng minh quan hệ chưa đủ sức nặng, hồ sơ tài chính thiếu năm gần nhất, bản dịch không đạt quy cách, giấy tờ hộ tịch có sai lệch giữa các bản, hoặc lời khai trong đơn không khớp với giấy tờ kèm theo. Điểm chung là sự thiếu nhất quán, không phải thiếu điều kiện.
Khi không tìm được giấy tờ được yêu cầu
Có trường hợp giấy tờ thật sự không còn, chẳng hạn sổ hộ tịch cũ đã thất lạc. Khi đó, thay vì im lặng, hãy nộp giải trình kèm bằng chứng thay thế và giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc không cấp lại được. Cách được chấp nhận tới đâu tuỳ từng trường hợp, nên đây là lúc nên hỏi luật sư di trú.
Điều tuyệt đối tránh
Không bao giờ tạo ra giấy tờ không có thật để lấp chỗ trống. Hậu quả của việc này nặng hơn rất nhiều so với việc hồ sơ bị từ chối, và nó theo người nộp trong mọi hồ sơ về sau.
Câu hỏi thường gặp
Ba loại công văn và cách phân biệt
Không phải thư nào từ cơ quan di trú cũng giống nhau, và phản ứng đúng tuỳ vào loại bạn nhận được.
Yêu cầu bổ sung bằng chứng. Hồ sơ thiếu hoặc chưa đủ thuyết phục ở một điểm. Đây là loại nhẹ nhất và phổ biến nhất — nộp đúng thứ được hỏi là xong.
Thông báo dự định từ chối. Nặng hơn: cơ quan đã nghiêng về hướng từ chối và cho bạn cơ hội phản bác. Loại này cần phản hồi kỹ hơn nhiều, thường nên có luật sư đọc trước khi gửi.
Yêu cầu làm rõ mâu thuẫn. Có hai thông tin trong hồ sơ không khớp nhau. Cần vừa giải thích vừa chứng minh, và phải thừa nhận sự không khớp một cách thẳng thắn thay vì lảng tránh.
Đọc đúng loại ngay từ đầu quyết định mức đầu tư cho phần trả lời. Trả lời một thông báo dự định từ chối bằng cách chỉ nộp thêm giấy tờ là bỏ lỡ cơ hội duy nhất để phản bác.
Cấu trúc một bản trả lời làm người đọc dễ kiểm
Mục tiêu duy nhất của bản trả lời là để người xét kiểm được nhanh rằng bạn đã đáp đủ. Bốn phần theo thứ tự.
Một trang đầu liệt kê từng yêu cầu và tài liệu tương ứng, đánh số trùng với cách công văn đánh số. Với mỗi yêu cầu, một đoạn ngắn trả lời thẳng, không mở bài. Tài liệu kèm theo đánh số khớp. Thông tin bổ sung nếu có thì để cuối và nói rõ đó là phần thêm.
Bản sao toàn bộ những gì gửi đi phải được giữ lại, kèm bằng chứng đã gửi đúng hạn. Nếu sau này có yêu cầu tiếp theo, bộ này là cơ sở đối chiếu.
Khi bị hỏi lần thứ hai về cùng một điểm
Tín hiệu này cần đọc đúng: thường có nghĩa là câu trả lời lần một chưa chạm đúng điều họ muốn biết, chứ không phải họ không đọc.
Việc nên làm là đặt hai công văn cạnh nhau và tìm xem họ hỏi gì mà mình đã trả lời sang chuyện khác. Rất thường gặp: họ hỏi nguồn tiền đến từ đâu, hồ sơ trả lời tiền hiện đang ở đâu. Hai câu đó khác nhau hoàn toàn.
Nếu đọc lại vẫn không rõ phạm vi câu hỏi, gửi một câu hỏi ngắn để làm rõ vẫn tốt hơn đoán rồi trả lời sai thêm một vòng nữa — mỗi vòng là thêm nhiều tuần.
Bị yêu cầu bổ sung có phải là sắp bị từ chối không?
Không. Đây là bước bình thường trong quá trình xét, và rất nhiều hồ sơ được chấp thuận sau khi nộp bổ sung đầy đủ và đúng hạn.
Quá hạn nộp bổ sung thì sao?
Hồ sơ có thể bị xét trên cơ sở những gì đang có, và điều đó thường dẫn tới kết quả bất lợi. Nếu sắp tới hạn mà chưa đủ giấy, hãy hỏi ngay cơ quan đang xử lý về cách xử lý cho trường hợp của bạn.
Có nên nộp thêm giấy tờ ngoài danh sách không?
Chỉ nộp thêm khi nó trực tiếp làm rõ chính vấn đề được hỏi. Ngoài ra thì không, vì giấy thừa không làm hồ sơ mạnh hơn.
Nộp bổ sung rồi thì bao lâu có kết quả?
Thời gian khác nhau theo loại hồ sơ và nơi xử lý. Hãy tra bảng thời gian xử lý hiện hành trên trang chính thức và theo dõi tình trạng hồ sơ bằng mã số của bạn.
