Bản dịch sai quy cách là một trong những lý do tầm thường nhất khiến hồ sơ bị chậm, và cũng là lý do dễ tránh nhất. Nó không nói lên điều gì về hoàn cảnh của bạn, chỉ nói rằng khâu chuẩn bị bị làm vội.
Giấy nào cần dịch
Nguyên tắc chung: mọi giấy tờ không bằng tiếng Anh nộp cho cơ quan Mỹ đều cần bản dịch kèm theo. Thường gặp nhất là giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, hộ khẩu và các giấy tờ hộ tịch, lý lịch tư pháp, bằng cấp và bảng điểm, giấy tờ tài sản dùng để chứng minh tài chính.
Bản dịch phải đạt gì
- Dịch đầy đủ. Dịch cả con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề và mọi dòng có chữ. Bỏ sót phần nào là chỗ có thể bị hỏi lại.
- Có xác nhận của người dịch về việc bản dịch chính xác và người dịch đủ năng lực dịch, kèm tên, chữ ký và thông tin liên hệ.
- Đúng định dạng theo hướng dẫn của cơ quan nhận hồ sơ, vì yêu cầu của cơ quan di trú và của nơi phỏng vấn có thể khác nhau.
- Người dịch không nên là chính đương đơn. Đây là điểm rất hay bị vướng.
Yêu cầu cụ thể về chứng thực và công chứng thay đổi theo cơ quan và theo thời gian. Hãy đọc hướng dẫn kèm hồ sơ của bạn thay vì làm theo trí nhớ của người đi trước.
Dịch ở Việt Nam hay ở Mỹ
Dịch ở Việt Nam thường nhanh và rẻ hơn nhiều, và nên làm trước khi đi. Nhưng hãy chọn nơi quen làm hồ sơ đi Mỹ, vì họ biết quy cách, và giữ luôn tệp mềm để in lại khi cần. Dịch tại Mỹ đắt hơn nhưng đôi khi bắt buộc với giấy tờ phát sinh sau khi đã sang.
Khi giấy tờ hộ tịch sai lệch
Đây là vấn đề rất phổ biến với hồ sơ Việt Nam: tên đệm khác nhau giữa hai giấy, ngày sinh trên khai sinh khác trên hộ chiếu, hoặc tên cha mẹ viết không thống nhất. Đừng để người dịch tự sửa cho khớp. Bản dịch phải trung thành với bản gốc, còn phần sai lệch phải xử lý bằng cách xin cải chính hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, hoặc bằng giải trình kèm bằng chứng. Việc này mất thời gian nên phát hiện càng sớm càng tốt.
Một thói quen nên có
Ngay từ đầu, hãy lập một bảng liệt kê mọi giấy tờ trong hồ sơ, mỗi dòng ghi: tên giấy, đã có bản gốc chưa, đã dịch chưa, số bản đang giữ. Bảng này giúp bạn không phải lục lại từ đầu ở mỗi bước, và rất hữu ích khi bị yêu cầu bổ sung.
Câu hỏi thường gặp
Chốt cách viết tên ngay từ giấy tờ đầu tiên
Đây là việc nhỏ gây rắc rối lớn một cách không tương xứng, và nó hoàn toàn phòng được.
Tên tiếng Việt có dấu, khi chuyển sang tiếng Anh có thể viết theo vài cách: bỏ dấu, giữ nguyên, viết liền hay tách tên đệm, thứ tự họ trước hay tên trước. Nếu giấy tờ này viết một kiểu và giấy tờ kia viết kiểu khác, hệ thống có thể coi đó là hai người khác nhau.
Cách phòng: chọn một cách viết duy nhất ngay từ bản dịch đầu tiên, ghi nó vào một tờ ghi chú, và dùng đúng cách đó cho mọi bản dịch về sau. Áp dụng cho cả tên vợ chồng con cái, tên cha mẹ ghi trên khai sinh, tên địa danh nơi sinh và tên cơ quan cấp giấy.
Cách viết nên khớp với hộ chiếu, vì hộ chiếu là giấy tờ được đối chiếu nhiều nhất trong suốt hành trình.
Địa danh đã đổi tên hoặc đã sáp nhập
Rất nhiều giấy tờ hộ tịch của người Việt ghi nơi sinh theo địa danh nay không còn tồn tại dưới tên đó — tỉnh đã tách, huyện đã nhập, xã đã đổi tên.
Người dịch sẽ dịch đúng những gì ghi trên giấy, nên bản dịch sẽ mang tên cũ, trong khi giấy tờ mới của bạn mang tên hiện hành. Sự lệch này là thật và cần được giải thích.
Cách xử lý: xin văn bản xác nhận thay đổi địa giới hành chính từ cơ quan có thẩm quyền, dịch kèm, và nộp cùng bộ hồ sơ ngay từ đầu thay vì đợi bị hỏi. Đây là thủ tục hành chính bình thường nếu làm sớm, và là việc nằm trên đường găng nếu phát hiện lúc sắp nộp.
Bản dịch có thời hạn không
Nội dung một giấy khai sinh không đổi theo thời gian, nhưng cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản dịch được thực hiện trong một khoảng thời gian gần đây.
Thực tế nên làm: giữ lại mọi bản dịch cũ dù có thể phải dịch lại. Bản cũ có hai giá trị — đối chiếu để giữ cách viết tên nhất quán, và làm bằng chứng về những gì đã nộp trước đây nếu sau này có câu hỏi.
Lưu bản mềm của tất cả bản dịch, đặt tên tệp theo loại giấy và ngày dịch. Một bộ hồ sơ di trú thường kéo dài nhiều năm và đi qua nhiều vòng, nên thứ tưởng là thừa hôm nay lại là thứ tiết kiệm cả tuần về sau.
Tự dịch giấy tờ của mình có được không?
Thông thường không nên, vì đương đơn tự dịch giấy của chính mình dễ bị đặt câu hỏi. Hãy nhờ người hoặc đơn vị dịch có thể đứng tên xác nhận bản dịch.
Bản dịch có cần công chứng không?
Yêu cầu khác nhau theo cơ quan nhận hồ sơ. Hãy đọc hướng dẫn kèm hồ sơ của bạn, vì có nơi chỉ cần giấy xác nhận của người dịch, có nơi đòi thêm thủ tục chứng thực.
Ngày sinh trên khai sinh khác hộ chiếu thì làm sao?
Không sửa trong bản dịch. Hãy xin cải chính tại cơ quan hộ tịch ở Việt Nam, hoặc chuẩn bị giải trình kèm bằng chứng. Nên xử lý sớm vì thủ tục này mất thời gian.
Giấy tờ cũ bị mờ, mất chữ thì có dịch được không?
Nên xin trích lục bản mới từ cơ quan hộ tịch trước khi dịch. Bản dịch từ một tờ giấy không đọc được sẽ tạo ra chính vấn đề bạn đang muốn tránh.
