Thứ khó thay thế nhất khi sống xa quê không phải tiền, mà là một tờ giấy do một cơ quan cách đó nửa vòng trái đất cấp. Xin lại một giấy khai sinh từ Mỹ có thể mất vài tháng và cần người ở nhà đi lại nhiều lần.
Nhóm một: chuẩn bị trước khi rời Việt Nam
Những giấy này nên xin bản sao hợp lệ và dịch công chứng sang tiếng Anh khi còn ở Việt Nam, vì làm ở Việt Nam vừa nhanh vừa rẻ hơn nhiều:
- Giấy khai sinh của tất cả thành viên.
- Giấy đăng ký kết hôn, hoặc giấy ly hôn nếu có.
- Bằng cấp, bảng điểm, học bạ của con.
- Sổ tiêm chủng của con.
- Hồ sơ y tế quan trọng, nhất là với người có bệnh mạn tính.
- Giấy tờ chứng minh nguồn tiền nếu bạn sẽ chuyển tài sản sang.
- Lý lịch tư pháp nếu diện của bạn cần.
Nên xin nhiều hơn một bản sao cho mỗi loại. Bản dư gần như luôn dùng tới.
Nhóm hai: phát sinh sau khi sang
- Giấy tờ nhập cảnh và thẻ thường trú.
- Thẻ an sinh xã hội.
- Bằng lái hoặc thẻ căn cước của bang.
- Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động, hợp đồng bảo hiểm.
- Tờ khai thuế các năm. Đây là hồ sơ bạn sẽ cần khi vay tiền và khi nộp đơn nhập tịch.
Cách lưu giữ
- Bản gốc để một chỗ cố định trong nhà, tốt nhất là hộp chống cháy, hoặc két an toàn thuê ở ngân hàng cho những thứ ít dùng.
- Bản chụp lưu trên dịch vụ đám mây có mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp. Đây là thứ cứu bạn khi ở xa nhà hoặc khi có sự cố.
- Một bản in của những giấy quan trọng nhất để riêng, chẳng hạn nhà người thân.
- Danh sách mã số quan trọng ghi ở nơi an toàn: an sinh xã hội, số hồ sơ di trú, số hợp đồng bảo hiểm.
Đừng mang theo bản gốc thẻ an sinh xã hội trong ví hằng ngày. Nó là giấy tờ bị lợi dụng nhiều nhất khi thất lạc.
Khi mất giấy tờ
Mỗi loại có cơ quan cấp lại riêng, và phần lớn đều xin lại được, chỉ mất thời gian và lệ phí. Việc quan trọng là báo mất sớm, nhất là với giấy tờ tuỳ thân, để hạn chế rủi ro bị mạo danh. Hãy hỏi đúng cơ quan cấp loại giấy đó về thủ tục xin lại.
Câu hỏi thường gặp
Bộ giấy tờ gốc nào nên mang theo từ Việt Nam
Nguyên tắc: mang theo bản gốc của những giấy tờ mà xin lại từ Mỹ sẽ rất khó, và mang bản sao có chứng thực của phần còn lại.
Nhóm bắt buộc mang bản gốc: giấy khai sinh của mọi thành viên, giấy kết hôn, giấy ly hôn nếu có, bằng cấp và bảng điểm, giấy tờ quân ngũ nếu có, sổ tiêm chủng.
Nhóm nên mang bản gốc nếu có: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các giấy tờ tài sản, hợp đồng lao động và xác nhận kinh nghiệm làm việc, giấy tờ y tế của bệnh mạn tính.
Nhóm mang bản sao chứng thực là đủ: hộ khẩu, chứng minh nhân dân các đời, giấy tờ xe.
Mọi giấy tờ trong hai nhóm đầu nên có sẵn bản dịch công chứng làm từ Việt Nam. Dịch ở Việt Nam rẻ hơn nhiều và bạn kiểm soát được cách viết tên cho nhất quán.
Ba lớp lưu trữ và vì sao cần cả ba
Lớp một — bản gốc. Cất một chỗ cố định, tốt nhất là hộp chống cháy hoặc két an toàn. Không mang theo người hằng ngày, không để trong xe. Thẻ thường trú là ngoại lệ vì luật yêu cầu mang theo.
Lớp hai — bản sao giấy để ở một nơi khác, có thể là nhà người thân. Dùng khi cần nộp nhanh mà không muốn rút bản gốc.
Lớp ba — bản quét. Lưu ở ít nhất hai nơi khác nhau, một trong đó truy cập được từ bất kỳ đâu. Đặt tên tệp có hệ thống: loại giấy, tên người, năm.
Lý do cần cả ba: mỗi lớp hỏng theo một cách khác nhau. Cháy nhà mất lớp một, chuyển nhà mất lớp hai, quên mật khẩu mất lớp ba. Có cả ba thì khó mất hết cùng lúc.
Danh sách một trang cho người thân
Việc cuối cùng và hay bị bỏ qua nhất: viết một trang giấy ghi rõ giấy tờ gì để ở đâu, và cho một người thân biết.
Trang này cần có: nơi cất bản gốc, cách mở, nơi lưu bản quét và cách truy cập, danh sách các mã số quan trọng, và tên người liên hệ khi cần.
Với gia đình mới định cư, người nắm toàn bộ giấy tờ thường là một người duy nhất. Nếu người đó ốm hoặc gặp chuyện, cả nhà không biết bắt đầu từ đâu — và với hồ sơ có yếu tố hai nước, người ngoài gần như không thể dựng lại.
Nên dịch công chứng giấy tờ ở Việt Nam hay ở Mỹ?
Ở Việt Nam thường nhanh và rẻ hơn nhiều. Hãy dịch sẵn trước khi đi, và giữ cả bản tiếng Việt lẫn bản dịch.
Mất thẻ thường trú thì làm gì?
Báo mất và nộp hồ sơ xin cấp lại với cơ quan di trú. Trong thời gian chờ, hãy hỏi họ về giấy tờ tạm chứng minh tình trạng cư trú để dùng khi đi làm hoặc đi lại.
Có nên lưu bản chụp giấy tờ trên đám mây không?
Nên, vì đó là thứ giúp bạn xoay xở khi mất bản gốc. Hãy dùng mật khẩu mạnh và bật xác thực hai lớp cho tài khoản đó.
Giữ giấy tờ thuế trong bao lâu?
Nên giữ nhiều năm vì chúng được dùng khi vay tiền, mua nhà và khi nộp đơn nhập tịch. Hãy hỏi cơ quan thuế về thời hạn lưu giữ khuyến nghị cho từng loại hồ sơ.
